駿景園第二十六屆業主委員會 – 「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組第五次會議記錄

修訂前

「而經理人亦表示已有其他物業與 「松橋」 解除工程顧問合約。」 (由句號改為逗號)

修訂後

「而經理人亦表示已有其他物業與 「松橋」 解除工程顧問合約，」

經委員投票，以8票贊成、0票不贊成及0票棄權的情況下，確認第三次會議記錄。

有關本園「EV屋苑充電易資助計劃」工程顧問「松橋」向環保署提交申請的進度(詳閱附件二)。

服務處已檢視工程顧問「松橋」於2023年7月21日修訂的可行性報告。參考環保署於2023年7月6日信件當中就松橋提交可行性報告的觀察/評語，松橋亦於2023年7月21日修訂的可行性報告的38頁至42頁提出其回應。惟松橋於相關回應當中，對多項環保署的觀察/評語仍未有充分回應，而且環保署亦要求可行性報告當中的設計需由本園同意，故為免引致誤會，建議不宜提交相關可行性報告，並向松橋發出警告信。)

服務處於2023年9月15日電郵草擬最後警告信予小組成員參閱，其後於9月19日收到小組成員就信函內容作出建議。經修定有關信函內容後，服務處再於9月23日電郵予小組成員參閱。

• 按照2023年7月18日專案小組會議上的討論，除予本園的項目之外，「松橋」亦未有其他項目的進展達到就承建商招標的階段。
• 關注「松橋」的人手是否充夠監督本園的安裝工程 。
• 按照2023年8月9日的視察，「松橋」代表對於本園停車場的現場環境認識不足。
• 「松橋」未有參照本園「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組的意見，於第一次及第二次提交可行性報告時，按照設計指引，以時間掣分區為50%車輛同時充電；亦未有參考去屆專案小組的建議，盡量使用住宅電掣房的室內位置把電線穿到停車場，反而建議經行人通道的天花、柱子及地台把電線穿到停車場。
• 「松橋」在未有管理公司、業主委員會及專案小組同意下擅自向環保署提交工程標書草稿，合作性成疑。

1. 於2023年9月1日就本園「EV屋苑充電易資助計劃」工程顧問「松橋」向環保署提交申請的進度發出通告。
2. 於2023年9月7日(星期四)晚上8時及2023年9月9日(星期六)下午2時為本園業戶安排簡介會，以便住戶了解有關最新進展。出席業戶主要意見如下：
   1. 不滿顧問三次提交可行性報告予環保署審批，但仍被環保署以可行性報告仍然資料不足而駁回。
   2. 要求盡快就顧問服務合約作出決定。
   3. 要求於決定顧問服務合約的安排後，發出通告通知本園業戶，並報告後續跟進的安排。

「何氏律師事務所」意見

In the tender document p.9 clause 13 can have a “cancel/termination contract clause” If io intend to cancel/termination contract clause need follow the clause

「禤氏律師行」意見

According to the Agreement clause 13 provided by the management office, If“PineBridge”’s performance is not up to standard (表現欠佳)，the Management office/OC may issue a written warning notice to “PineBridge”. If “Pine Bridge” did not make any improvement, the Agreement is deemed to be repudiated.

In the letter from the Environmental Protection Department dated 6 July 2023, it was specifically mentioned that there are many deficiencies in “PineBridge”’s submission, including incomplete/missing information for the sub-main cable routings from main switch rooms to sub-main/distribution boards, the locations of all distribution boards and ATS, and designation of meter boards as referring to schematic drawings. Considering the comments from the Environmental Protection Department and the information provided in your email, there are evidences to show that the performance of “PineBridge”’ was not up to standard.  Therefore, the Management Office/OC should first issue a written warning notice to “PineBridge” , if  “PineBridge” still fails to improve, then the Management Office/OC may consider the Agreement has been repudiated by “PineBridge” and is entitled to terminate the Agreement.

啟勝就上述法律顧問意見已於2023年9月22日所舉行的第二十六屆第六次業主委員會會議上匯報。

1.    「松橋」已3次提交可行性報告但被環保署駁回

2.    「松橋」於2023年7月21日修訂的可行性報告，對多項環保署的觀察/評語仍未有充分回應。

3.    「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組亦同意工程顧問「松橋」表現未如理想

4.    本園業戶於簡介會上的主流意見，均不滿「松橋」的表現

經理人同意啟勝代為執行終止工程顧問「松橋」的服務合約，業主委員會表示沒有異議。

小組成員建議啟勝盡快處理上述事宜。

而當中可能涉及的費用，將會是現時顧問公司是否可就現時已提供的服務收取顧問費（現時顧問的合約總價是$688,000，當中設計及招標階段費用為$206,400），以及重新招標後新顧問所收取的費用。

小組成員表示由於終止顧問服務合約需時，建議向環保署查詢有關資助申請是否仍然有效。為加快時間，建議同步為重新招標作準備，審視標書內容、條款及評分標準。

啟勝表示會定期致函予環保署匯報最新進度，以確保資助申請仍然有效。

–  由於「松橋」所提供可行性報告未能符合環保署之要求，是否有足夠證明屋苑可向「松橋」作出終止顧問服務合約的行動

–  倘若與「松橋」終止顧問服務合約，屋苑是否需要承擔部份顧問服務費用

–  建議律師向「松橋」發出律師函作出終止顧問服務合約

啟勝表示會再向本園的法律顧問「禤氏律師行」及「何氏律師事務所」諮詢就終止「松橋」顧問服務的法律手續程序。

投標者必需提交以下資料供服務處 / 駿景園業主委員會：

1  公司管理架構圖；

2  董事及高層管理人員的簡介與履歷；

3  擁有專業資格人士(包括其他技術支援人員的數目)；

4  最近二年公司的核數報告；

5  最近五年承辦類似服務的工作；

6  公司註冊文件副本，包括公司保險文件及商業登記證；

7  品質保證證明書（例如ISO 9001）（如有）；

8  一份經由律師辦理的公司聲明，表明公司在過去五年並無訴訟；

9  電業承辦商註冊証書副本；

10 建議之工程進度表；

11 人力資源分配表。

12 客戶推薦信

啟勝建議於第5項最近五年承辦類似服務的工作增設以下四點:

– 成功獲環保署審批「EV屋苑充電易資助計劃」之工程可行性報告的工作經驗

– 成功獲環保署審批「EV屋苑充電易資助計劃」之安裝電動車充電設施工程標書的

工作經驗

– 開展「EV屋苑充電易資助計劃」之安裝電動車充電設施工程的工作經驗

– 監督承辦商完成「EV屋苑充電易資助計劃」之安裝電動車充電設施工程的工作經

驗

啟勝匯報原有終止合約條款:

1.    顧問公司若表現欠佳，服務處 / 駿景園業主委員會或授權代表將以書面通知作出警告，若收到書面通知仍然未有改善，可當作毁約論及有權委任其他承辦商進行上述未完成之工程，一切費用由原本中標之顧問公司承擔或扣除全部之工程費用，另服務處 / 駿景園業主委員會並保留索償之權利，顧問公司不得異議。

2.    顧問公司在任何情況下無故終止合約，服務處 / 駿景園業主委員會將保留向顧問公司索償之權利。

啟勝建議增設以下兩點:

–     若項目經理/負責人工作表現欠佳，服務處/駿景園業主委員會或授權代表將以書面通知作出警告，若收到書面通知仍然未有改善，服務處/駿景園業主委員會有權要求顧問公司更換項目經理/負責人，顧問公司不得異議。

–     服務處/駿景園業主委員會或授權代表人有權以一個月通知期向顧問公司發出書面通知來終止合同，而無須對顧問公司承擔任何賠償。

之前顧問公司評分表

經討論後，小組成員提出以下建議/關注:

–  要檢討評分準則及詳細了解顧問公司/承建商所提供的資料

–  須考慮各項得分佔比率的比例，如現有的評分準則價錢方面佔60%是否過高

–  評分準則需要更清晰及具體，以便日後評分更為準確

–  見評尤為重要，建議可邀請具有工程、管理或財務工作經驗之委員或小組成員參與審閱投票者所提交回標文件及審標工作

啟勝表示由於需要較長時間討論評分準則，為有效率地商討，建議小組成員召開非正式會議討論評分標準，綜合意見後再於會議上討論。

–       由聘請顧問至完成聘請工程承辦商，期間約15個月。

–       相關物業的可行性報告提交1次，而標書則約共提交3次。

–       相關物業於進行安裝工程前，於停車場內安裝電錶櫃及電掣的位置事先貼上標示，以加強與業戶溝通。

小組成員建議經理人能否協助提供其公司旗下管理屋苑的個案，以便有更多資訊以作日後參考。