駿景園業主委員會 – 法律、財務及合約小組第二十七屆第一次會議記錄

–       小組的功能

–       小組的招募方法

–       小組成員的上限及下限

–       推選召集人及召集人任期

–       召集人未能出席會議的特別安排

–       召開會議的最低人數等等

小組成員提出會議文件第17、36、63、64、103及104頁需要服務處作出更進部份，服務處回覆修訂有關文件後會電郵予各成員。

小組成員表示每年6月及12月會進行應付未而付帳項計算，要求服務處將上半年度(1月至6月)之已完成的工程的應付而未付工程費用計帳於2024年6月帳目內，及後以作草擬2025年度財務預算案的大廈維修保養開支的參考數據。

審視近年履行大廈公契有關經理人酬金及大廈基金事宜的情況

根據駿景園大廈公契第13條 ： 「…PROVIDED THAT expenditure of a capital and/or improvement nature for the improvement of the Buildings and/or the replacement or improvement of installations, systems, equipment and apparatus within or forming part of the Common Areas and Facilities and/or for the efficient management and maintenance of the Estate including the initial costs of setting up a Management Office and the Shuttle Bus Service and the cost of maintaining and repairing any of the Slopes and Retaining Walls or other structures in compliance with the Conditions shall be complied in a separate heading within the appropriate section of the annual budget and shall be payable out of the Building Fund Mentioned in Clause 19 of this Deed when the same is established AND THAT the budget shall also set out an estimate as to the time of any likely need to draw in the Building Fund.」而大廈公契第13(a)條及第13(b)條提及的管理基金則主要用於維修及維持公共地方及公共設施的開支等之用。

根據駿景園大廈公契第19條(c) ： 「There shall be established and maintained by the Manager as trustee for and on behalf of the Owner of a Residential Unit at such time as it shall deem appropriate a Building Fund towards payment of expenses of a capital nature for the replacement or improvement of installation, plant and equipment in the Residential Common Areas and Facilities and/or for the sufficient management of the Residential Common Areas and Facilities and such fund shall not be refundable or transferable.」而大廈公契第19(c)條的大廈基金則主要用於更換或美化公共地方及公共設施的裝置及機器等的基本開支，及/或完善管理公共地方及公共設施的開支之用。

小組成員表示需要了解問題核心，服務處應根據公契設立準則，將屋苑開支界定由管理基金或以大廈基金支付，保障業主利益。

有鑑於近期服務處所提交的工程資料，包括一些之前界定為大厦基金開支的項目大多數以管理基金支付，建議可參考近十年大廈基金的帳目，以便服務處界定支付帳目列舉理據。

審視2023/2024年度以大廈基金支付的所有工程項目及金額

截止2024年4月30日，沒有大廈基金支出，但以下支出將於2024年度內入帳。

小組成員表示大廈有兩個主要帳目，分別為管理基金及大廈基金。所有工程支帳需要考慮有關工程性質、施工範圍或維修原因等方面考慮，界定哪個主要帳目及分帳項目支付。舉例︰如1樓停車場天花石矢維修是由住宅平台滲漏引致天花受損需要復修，便應以住宅共同帳目支付，而不是住宅車場帳目支付。

審視屋苑顧問律師服務合約

由於屋苑顧問律師服務合約將於2024年8月31日完結，服務處網上搜集民政署及物業管理行業較常聘請的律師行，是次向20間有關法律服務提供公司發出報價邀請，律師行名單如下︰

報價內容如下:

1.    不限次電話諮詢

2.    不限次會見律師

3.    不限次法律建議文件

4.    不限次發出律師信

5.    所有小額錢債訴訟

6.    提供公契法律意見 – 要求口頭及書面法律意見

7.    每年出席1次業主週年大會 (約4小時) – 要求律師出席

8.    負責律師

9.    過往/現時負責屋苑

服務處表示是次報價邀請有兩項的內容作出修訂，第一項是提供公契法律意見，要求律師行除了提供口頭回覆外，亦要求書面回覆，第二項是每年出席1次業主週年大會(約4小時)，是次要求律師出席。

小組成員表示如日後有關事宜涉及業主委員會或演繹公契，諮詢法律意見前預先提交相關問題予法律、財務及合約小組及業主委員會審視。

服務處表示就上述事宜於7月中旬進行報價邀請。

匯報現時屋苑保養及服務主要合約

屋苑各項保養及服務合約分別交由各小組及專案小組討論，假若有關討論未能歸入維修及工務、保安、交通及停車場、清潔、園藝及環境保護、會所小組或專案小組範疇，則交由法律、財務及合約小組討論，例如屋苑法律顧問服務、屋苑保險服務及屋苑核數服務。

小組成員表示現時平台車場車閘系統保養，$642,000扣減$90,000的安裝車閘費用，兩年保養費用應為$552,000。4年保養費用合共高達一百多萬元，可能更換新車閘系統比保養更合符經濟原則，建議服務處參考現時坊間車閘系統，索取相關資料。

小組成員表示收到業戶反映現時屋苑弱電系統保養商「新意網」上門檢查對講機，往往未能維修，需要作出更換，更換費用約四千元，價錢昂貴，建議參考坊間其他承辦，索取相關資料。

服務處表示就上述事宜向本屋苑顧問律師諮詢法律意見。