駿景園業主委員會 – 法律、財務及合約小組第二十六屆第二次會議記錄

鄭詠欣小姐

– 見習助理物業主任 啟勝管理服務有限公司 (服務處) (會議記錄)

劉振強先生

楊國輝先生

陳康先生

– 小組成員

– 小組成員

– 小組成員

小組成員提出下列建議︰

·             小組成員建議加快提交每月財務報告的差異報告(Variance Report)。

·             小組成員建議更改支出項目年度對比分析表格，避免以負數百分比表述。如個別收入項目往年受疫情影響出現虧損，未能與本年度收入作比較，則建議以「不適用」作表述。

·             小組成員建議研究以招標報價形式招聘會計事務所，為屋苑制備每月財務報表。

啟勝表示每月均會更新屋苑收入及支出表，並張貼於大堂供住戶參閱。另外，服務處已分析及整理2023年2月份財務報告的差異報告，並會盡快跟進今年3月份至6月份財務報告的差異報告。啟勝亦會更改支出項目年度對比分析表格，避免以負數百分比表述。

就編制屋苑每月財務報表事宜，啟勝表示根據大廈公契，經理人需於編制收入及支出帳並張貼於屋苑顯眼地點。啟勝一直根據公契制備收入及支出帳，6月份收入及支出帳亦已張貼於大堂。

啟勝報告報價邀請結果如下︰

1. 經過報價邀請程序，共有6間律師行回覆，當中李郭羅律師行書面回覆表示未能應邀提交報價收費。

2. 伍展邦律師行於報價限期後，傳真提交報價。伍展邦律師行於2023年7月5日傳真報價，報價限期為6月29日。啟勝現正處理一宗會所場地未經許可的教授事件，並於早前接獲伍展邦律師行代表該私教教練的律師信。

小組成員檢視以上資料後，提出下列意見：

·             小組成員表示大廈公契未有規定屋苑必須聘用顧問律師，認為可透過區議員辦事處及民政事務處獲取法律意見。

·             小組成員認為現時屋苑法律顧問「禤氏律師行」及「鍾沛林律師行」過往的表現均有不足之處。

·             小組成員假設聘請兩間顧問律師行，而兩間顧問律師行就同一案件的法律意見有所衝突，應參考第三間顧問律師行的法律意見。如上述情況，將額外增加屋苑法律顧問的支出，故建議只聘用一間顧問律師。

啟勝表示聘請顧問律師可協助處理屋苑日常法律事務，例如屋苑保險合約、噪音投訴、追收管理費等。現時本園亦有不少事務正由屋苑顧問律師協助跟進，故建議小組考慮相關事務的日後跟進安排。

經討論後，小組成員於會議上就是否聘請顧問律師進行投票，小組成員以4票贊成聘請顧問律師、1票不贊成聘請顧問律師及0名棄權。

小組成員就聘請一間或是一間以上顧問律師進行投票，小組成員以3票贊成聘請一間顧問律師、2票不贊成聘請一間以上顧問律師及0名棄權。

小組成員就聘請顧問律師進行投票，1位成員投選禤氏律師行，3位成員投選何氏律師事務所，1位成員投選黃嘉錫律師事務所，沒有成員投選鍾沛林律師行，而伍展邦律師行由於未有按時遞交標書，故不被考慮。

經討論和投票後，小組成員建議由何氏律師事務所擔任本年度屋苑顧問律師。上述將提交業主委員會於2023年8月10日會議討論及議決。

啟勝報告早前已收到業主委員會委員及小組成員意見，增加標書資訊及透明度，已制備駿景園服務處標書分析範本予小組成員參閱。現時招標安排為刊登市建局網上平台、樓宇通、邀請總公司核准承辦商； 另如工程預算金額超過100萬，會增加刊登報紙。

進度

經2023年4月的維修及工務小組會議討論後，啟勝已於近期招標的 “駿景園更換屋苑公眾位置玻璃工程合約” 及 “以大廈基金支付駿景園地下車場更換污水泵(第二期)工程”均已要求投標商提交以下資料作為參考。經小組討論後，暫定相關資料並非必須判標的必須條件。

1. 承辦商成立年份

2. 承辦商員工人數

3. 承辦商組織架構表

i) 項目主管級員工於行內的工作經驗年期

ii) 項目主管級員工的工作經驗項目

4. 過去三年的承辦商年度帳目報告 （或承辦商的公司財務報告）

5. 承辦商最少有一個正在履行的工程或服務合約，而合約的金額跟此合約相約

6. 承辦商三年內的同類工程合約

7. 過去三年提供相關工程 / 服務經驗

8. 過去三年提供其他工程 / 服務經驗

9. 承辦商提交施工方案

10. 承辦商曾否參與現場視察

11. 承辦商是否有任何利益申報

12. 承辦商過去被成功索償的致命意外紀錄 （如有）

13. 承建商過去五年因違反安全法例被判罰款 （如有）

14. 過去三年由屋苑/ 物業管理承辦商發出的讚賞信及/或曾獲相關工程公開獎項（如有）

15. 承辦商正在面對的法律訴訟案件 （如有）

此外，於2023年8月初的維修及工務小組會議討論後，以下工程將要求承辦商必須具備於指定年期內的同類工程經驗。

小組成員建議檢視合約內的《合約（第三者權利）條例》（第623章）的相關條款。現時本園標書的相關條款如下，以保障本園避免於承辦商被第三者索償時，同時因本園作為合約者而同時被追討：

“Opt Out” Clause for Contracts (Rights of the Third Parties) Ordinance, Chapter 623

The Contracts (Rights of Third Parties) Ordinance (Chapter 623) shall not apply to this contract and unless specifically herein provided no person other than the parties to this contract shall have any rights under it nor shall it be enforceable by any person other than the parties to it.

應小組成員的查詢，啟勝已向本園法律顧問禢氏律師行作出諮詢，並得到以下法律意見：

“The Contracts (Rights of Third Parties) Ordinance (Cap 623), gives a third party a right to enforce a term of a contract where:

1. The contract expressly provides that the third party may do so; or
2. The term purports to confer a benefit on the third party (unless, on a proper construction of the contract, the term is not intended to be enforceable by the third party).

Therefore, if the tender agreement does not intend to give a third party a right to enforce a term of the agreement or confer a benefit on the third party, in order to protect the interest of Royal Ascot, we advise to insert a clause into the agreement to state clearly that the Ordinance does not apply to the agreement so that no third party rights are unintentionally created.

In any case, if the owners of Royal Ascot have any query or opinion in relation to the Agreement, they can always approach the management company for further information or to express their opinions. The owners / owner’s committee may also ask the management company to enforce the terms of the Agreement if necessary.”

“The purpose of The Contracts (Right of Third Parties) Ordinance (Cap 623) is to allow the contracting parties to decide whether conferring benefit to a third party.

The benefit of inserting the clause into the Agreement is that it can prevent conferring a benefit on a third party unwittingly. For example, if an Agreement is signed between the Management Company and a Contractor, and the Contractor subcontract the work to a subcontractor, the subcontractor may be able to enforce the Agreement against the Management Company even though the subcontract is not a party to the Agreement.

However, there are situations when the contracting parties do set out in a contract a benefit for a third party. And it could be “unfair” to the third party for not having the right to enforce the Agreement if a party to the Agreement fails to fulfil its obligations.”

小組成員檢視以上資料後，提出下列意見：

·             小組成員表示如於合約列明排除第三者權利，將排除業戶參與該合約的權利，建議檢視合約內的《合約（第三者權利）條例》（第623章）的相關條款，令業主能以第三者角色參與本園合約。

·             小組成員就《合約（第三者權利）條例》（第623章），要求啟勝向顧問律師索取相關案例作參考資料。

·             小組成員表示港鐵物業管理公司對全港港鐵住宅物業的承辦合約也沒有去排除業主權利的條款。

啟勝表示參考顧問律師的意見，業委會及業主已可要求管理公司落實合約條款，而按照小組要求，啟勝會向顧問律師諮詢意見和要求顧問律師提供相關案例予小組成員參考。

啟勝早前已應業主委員會要求，電郵駿景園會所一期外牆翻新及天面防水工程的標書及工作單供業主委員會及法律、財務及合約小組參考。有個別小組成員建議檢視合約條款內的公眾責任保險金額，惟其他小組成員認為現時合約所需的保險金額無需修改。

小組成員檢視以上資料後，提出下列意見：

·         小組成員建議先諮詢共同負責方，即香港鐵路有限公司就申請交還斜坡維修責任的意願。

·         小組成員建議啟勝搜集斜坡資料，如實景圖片等，以供成員參考。

啟勝表示會跟進提交政府網頁的相關斜坡資料以便小組考慮下一步跟進。

就上述事宜，個別小組成員亦向地政署作出查詢，並得到地政署回覆如下及提供地契51段作為參考：

Regarding your concerns of the MTRC emergency exit, please be informed that the MTRC emergency exit and the path fall within the Pink Hatched Red Area of the New Grant No. 12548 of the Sha Tin Town Lot No. 411.  By virtue of Special Condition No. (51) (a) of New Grant No. 12548 governing the Sha Tin Town Lot No. 411 which expressly provides that “……The Grantee shall therefore maintain, uphold and repair at his own expense the Pink Hatched Red Area in good condition and to the satisfaction of the Director, throughout the term hereby granted (including all street lighting required therefor) and shall permit uninterrupted public access over and along the Pink Hatched Red Area at all times.” or you may wish to seek the professional advice on the captioned.

註：上圖紅色斜線範圍屬於Pink Hatched Red Area。

小組成員檢視以上資料後，提出索取相關地契作進一步檢視。啟勝表示會提交相關地契予小組成員參閱。

啟勝

啟勝

記錄

由於上述駿景廣場商鋪的裝修工程涉及商鋪外的高空工作及招牌，期間需臨時設置高空工作台以便進行有關工程，圍封位置包括商鋪外近7-11商店的範圍。於住宅單位在外牆搭建棚架進行高空工作時，啟勝會安排圍封地面，以減低發生意外的風險及避免因意外而帶來的責任問題。故在駿景廣場商鋪的裝修工程進行期間，啟勝亦要求商鋪自行負責有關圍封，以免引致任何意外或對於途人造成影響。

小組成員檢視以上資料後，提出下列意見：

·         有個別小組成員指商鋪外的圍封位置屬「該發展項目公共地方及公共設施」，即商場、車場及住宅業主共同擁有，故商鋪裝修期間不應佔用。

·         有個別小組成員建議就上述情況，向商場業主追討佔用非商場位置的費用。

·         有個別小組成員認為應計算實際圍封佔用的面積再釐定追討的費用。

·         有個別小組成員建議諮詢顧問律師意見確定追討佔用費用的權利。

經討論後，小組成員於會議上就是否向商場業主追討佔用非商場位置的費用進行投票，小組成員以2票贊成、1票不贊成及2名棄權，贊成向商場業主作出追討。

小組成員於會議上就是否追討商場業主向屋苑律師諮詢法律意見進行投票，小組成員以4票贊成、1票不贊成及0票棄權，贊成就上述情況諮詢屋苑律師的法律意見。

續議程3.6項的討論，地契51段當中有相關條文可作參考：

“……The Grantee shall therefore maintain, uphold and repair at his own expense the Pink Hatched Red Area in good condition and to the satisfaction of the Director, throughout the term hereby granted (including all street lighting required therefor) and shall permit uninterrupted public access over and along the Pink Hatched Red Area at all times.”

小組成員檢視以上資料後，要求啟勝提供地契文件的全文作參閱。啟勝表示會索取有關資料，並提交予小組成員參閱。

啟勝於2022年10月份接獲住戶舉報，有一名未經批准男子於近1座平台擅自剪走竹枝，啟勝在事件發生後報警處理。啟勝於2023年8月2日接獲警務處回函表示已完成調查工作，此案暫時未有人被控。

有關兩次高空擲物損壞天幕玻璃事件

啟勝於2023年4月24日發現有人從3座C及D室方向拋下鐵餅，擊碎有蓋行人通道兩塊玻璃。事件已即時報警交警方調查。

啟勝於2023年7月4日發現有人從9座H室方向拋下玻璃瓶，擊碎有蓋行人通道兩塊玻璃。事件已即時報警交警方調查。

啟勝已於上述位置加裝臨時閉路電視鏡頭監察有關情況，一經發現將即時通知警方處理。

小組成員檢視以上資料後，提出下列意見：

·         小組成員建議就偷竹事件，去信警方了解詳細調查結果。

·         小組成員建議就高空擲物事件，邀請警察公共關係科為屋苑舉辦講座，講解大廈保安的重要性、增加阻嚇力、鼓勵住戶舉報高空擲物事件，長遠可研究在合適的位置安裝監察系統有效防止罪案，加強大廈保安的措施等。

啟勝表示就偷竹事件未有人被控，已致電查詢案件調查結果，會去信警方了建調查結果。另外，如發現高空擲物事件，啟勝會要求警方採取證物指紋調查。啟勝將按小組成員要求，去信請警察公共關係科要求加強就本園範圍內發現懷疑刑事罪行後的跟進。

小組成員檢視以上資料後，提出下列意見：

·         有個別小組成員建議下次草擬清潔及園藝服務合約以數字量化合約條款，以便量化及衡量承辦商的工作量及工作表現。

啟勝表示下次編制屋苑服務清潔及園藝服務合約可與小組成員再作商討。