駿景園第二十六屆業主委員會 – 「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組第六次會議記錄

經委員投票，以7票贊成、0票不贊成及0票棄權的情況下，確認第四次及第五次「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組會議的會議記錄。

小組成員提出以下審視標書條款的建議/關注:

1.    建議設立投標商須符合的資格之最低門檻，例如投標商須有最少一次成功獲環保署審批「EV屋苑充電易資助計劃」之工程可行性報告的工作經驗﹔

2.    有關終止合約條款，小組成員建議條款不要太苛刻，有可能導致投票者會因此而卻步。

啟勝匯報，承於2023年9月28日第五次會議討論重新招標的標書評審準則，建議制訂招標文件前，參閱由環境保護署發出的《標書規範指引》，訂立評分準則。

有關於2023年9月28日第五次會議及於2023年10月11日召開非正式會議上，小組成員就標書評審準則事宜提出之建議/關注(詳閱附件一)。

經商討後，小組成員提出以下建議/關注:

1.   建議定立評分分數準則，準則需要清晰、具體及明確，以便日後評分更為準確﹔

2.   須考慮各項得分佔比率的比例，如現有的評分準則價錢方面佔60%是否過高﹔

3.   見標評審十分重要，要仔細審閱投票商所提交回標文件，包括公司架構、財務狀況、人力分配、工程經驗及專業資格等﹔

4.   工程經驗，審視工程規模，以及建議設立投標商須符合的資格之最低門檻，例如投標商須有最少一次成功獲環保署審批「EV屋苑充電易資助計劃」之工程可行性報告的工作經驗﹔

5.   需要留意公司架構及人力分配，是否足以應付本園停車場充電裝置設施的需求﹔

6.   建議向有關投標商進行盡職審查﹔

7.   投標商需要十分了解本園停車場狀況，從而訂立一個合適的工程方案，減低不必要的工程開支﹔

啟勝籌備草擬重新招標文件、重新審視標書條款及評分準則等工作，待下次會議上匯報。

(一) 本園「EV屋苑充電易資助計劃」工程顧問「松橋」向環保署提交申請的進度

(詳閱附件二)。

(二) 「EV屋苑充電易資助計劃」的跟進進度如下:

–  啟勝表示於2023年10月19日收到環保署電郵回覆，建議本園可考慮就終止顧問服務合約事宜，徵詢法律專業人士的意見。

–  「禤氏律師行」律師於2023年10月18日電話再次提及其法律意見「There is no mentioning in clause 13 that a notice period shall be given to PineBridge in relation to terminating the contract. Having that said, it is always better to state the time period for PineBridge to improve their performance.」，為保障屋苑權益，建議信函內寫明一個恰當時間內讓「松橋」作出改善，以免日後有不必要之爭執，故建議信函內可以寫「松橋」需要七天內作出改善，並所提交可行性報告足以符合環保署要求，使駿景園獲得環保署審批及資助。

–  「禤氏律師行」律師再表示，倘若向「松橋」發出律師信函後，可能會出現以下三個不同的情況:

1.       七天限期後，沒有收到「松橋」任何回覆，便可以終止有關顧問服務合約。

2.       七天限期內，「松橋」作出回覆，但沒有提出實際行動證明(如「松橋」於2023年10月4日所發出信函內容一樣)，故需要向「松橋」發出第二次律師信函表示「松橋」未能於所給予的時間內作出改善，以使有關可行性報告未能達至符合環保署之要求，故終止其顧問服務合約。

3.       七天限期內，「松橋」提交修改可行性報告，其作出修改是否符合環保署的要求，可能需要交由環保署作決定。倘若可行性報告不獲環保署審批，再要向「松橋」發出第二次律師信函作出終止合約。

–      於2023年10月30日收到「禤氏律師行」草擬終止「松橋」顧問服務合約的律師信函，並提交予專案小組成員參閱﹔

–      就「禤氏律師行」所提出的法律意見給予「松橋」七天的改善期，小組成員持不同意見﹔

–      經理人及啟勝表示根據環保署的建議及遵循「禤氏律師行」之法律意見，有關律師信函結予「松橋」七天內作出改善的期限，並要求「松橋」所提交可行性報告足以符合環保署要求，使有關可行性報告獲環保署審批成功及使本園取得資助，如未能於期限內作出改善，則終止其顧問服務合約﹔

–      小組成員建議向本園另一位法律顧問「何氏律師事務所」就上述事宜諮詢其法律意見以作參考。

經理人及啟勝會於2023年11月10日所召開的第七次業主委員會會議上匯報上述事宜。