駿景園第二十六屆業主委員會 – 「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組第四次會議記錄
駿景園第二十六屆業主委員會–「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組 第四次會議 (與業主委員會聯合內部會議)
日期 : 2023年8月31日(星期四)
時間 : 下午4時
地點 : 會所地下閱讀室 及 ZOOM會議
| 出席 | : | 周啟誠先生 | – 小組召集人 |
| 李秀媚女士 | – 小組成員及業主委員會委員 | ||
| 黃利先生 | – 小組成員及業主委員會委員 | ||
| 劉偉堅先生 | – 業主委員會委員 | ||
| 陳清雲女士 | – 業主委員會委員 | ||
| 劉詠思女士 | – 業主委員會委員 | ||
| 李訢彥先生 | – 工程經理 駿景物業管理有限公司 | ||
| 陳子文先生 | – 高級物業及設施經理 啟勝管理服務有限公司(啟勝) (記錄) | ||
| 陳卓超先生 | – 工程服務經理 啟勝管理服務有限公司(啟勝) | ||
| 缺席致歉 | 葉偉華先生 | – 小組成員及業主委員會委員 | |
| 劉樂行先生 | – 小組成員 | ||
| 呂慕選先生 | – 小組成員 | ||
| 王珠女士 | – 小組成員 | ||
| 關正光先生 | – 小組成員 | ||
| 楊國輝先生 | – 小組成員 | ||
| 趙偉標先生 | – 業主委員會委員 | ||
| 袁銘成先生 | – 業主委員會委員 | ||
| 黃長娣女士 | – 業主委員會委員 |
會議內容 :
| 於會議開始前，啟勝向各小組成員作出以下提示：「啟勝提醒各小組成員，在進行討論或投票揀選承辦商承接屋苑工程或服務時，如小組成員認識或與承辦商有私人或商業往來關係，應主動申報利益；而管理公司如遇上述情況，亦會作出利益申報。」 | 記錄 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 確認第三次會議記錄 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 啟勝已於2023年8月31日向專案小組提交第三次會議記錄，故仍在小組審視當中。小組成員將於下次會議確認第三次會議記錄。
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| 2. | 商討「EV屋苑充電易資助計劃」 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2.1 | 「EV屋苑充電易資助計劃」項目進展 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
參考環保署「EV屋苑充電易資助計劃」網頁，參加資助計劃的主要步驟如下。
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| 2.2 | 顧問工作表現及本園申請情況 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 於2022年5月21日業主週年大會出席業主考慮時任「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組意見後，通過委任「松橋」為本園「EV屋苑充電易資助計劃」顧問，提交其顧問工作的服務範圍，當中工作包括提交可行性報告、進行初步設計、成本估算、初步日程、詳細工程規格、工程標書、工程期間監工，及於完工後驗收。
按照「松橋」最初提交的預算日程 ，本園「EV屋苑充電易資助計劃」應於2022年10月獲得環保署批准可行性報告(包括本園業主委員會及專案小組審批)，及於2024年完工。而按照相關預算日程，於環保署批准可行性報告後，後續工作至完工的預算所需時間約為100星期(未包括當中程序因任何理由而需更長時間處理)。
啟勝簡介本園「EV屋苑充電易資助計劃」工程顧問「松橋」向環保署提交申請的進度如下：
現屆「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組亦對於工程顧問「松橋」的表現提出以下關注：
· 按照2023年7月18日專案小組會議上的討論，除予本園的項目之外，「松橋」亦未有其他項目的進展達到就承建商招標的階段。 · 關注「松橋」的人手是否充夠監督本園的安裝工程。 · 按照2023年8月9日的視察，「松橋」代表對於本園停車場的現場環境認識不足。
「松橋」未有參照本園「EV屋苑充電易資助計劃」專案小組的意見，於第一次及第二次提交可行性報告時，按照設計指引，以時間掣分區為50%車輛同時充電；亦未有參考去屆專案小組的建議，盡量使用住宅電掣房的室內位置把電線穿到停車場，反而建議經行人通道的天花、柱子及地台把電線穿到停車場。 |
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| 2.3 | 待處理的項目障礙 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 顧問公司「松橋」於2023年7月21日修訂可行性報告後 (啟勝已於2023年7月26日提交業委會及專案小組審視)，曾於2023年8月10日電郵啟勝查詢相關跟進。
啟勝已視顧問公司「松橋」於2023年7月21日修訂的可行性報告。參考環保署於2023年7月6日信件當中就「松橋」提交可行性報告的觀察/評語，「松橋」亦於2023年7月21日修訂的可行性報告的38頁至42頁提出其回應。惟「松橋」於相關回應當中，對多項環保署的觀察/評語仍未有充分回應，而且環保署亦要求可行性報告當中的設計需由本園同意，故為免引致誤會，建議不宜提交相關可行性報告，並向「松橋」發出警告信。(參閱附件一) |
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| 2.4 | 分析及風險評估 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 啟勝已向本園法律顧問「禤氏律師行」就假如與「松橋」終止合作的安排，索取法律意見及分析如下：
2.4.1 合約內相關條文 按照標書內容，“顧問公司若表現欠佳，啟勝/ 駿景園業主委員會或授權代表將以書面通知作出警告，若收到書面通知仍然未有改善，可當作毀約論及有權委任其他承辦商進行上述未完成的工程”。
2.4.2 「禤氏律師行」意見 「該顧問公司的表現是否欠佳，要視乎該顧問公司是否不合理的拖長申請時間，貴屋苑的申請期與其他同類型的申請相比是否過長，該顧問公司是否有疏忽，嚴重錯失等行爲。根據貴屋苑提供的資料，貴屋苑於2022年5月21日通過聘請該顧問公司進行工程顧問服務，聘請年期仍不足一年，而一般申請「EV屋苑充電易資助計劃」亦需要時間審批，標書中亦沒有列明有關申請期需在某個時限内完成，因此貴屋苑的申請期未必是過長。再者，根據貴屋苑提供的資料，該顧問公司亦有一直跟進申請事宜，並非在提交報告後就沒有再處理有關事宜。本行亦難以得知該顧問公司未能達到環保署的要求得原因是什麽，例如是否因爲貴屋苑本身的設計或設備導致未能達到環保署的要求。因此，除非貴屋苑有證據證明該顧問公司有疏忽，嚴重錯失等行爲，否則就貴屋苑提供的資料，似乎難以斷定該顧問公司表現欠佳。」
2.4.3 考慮因素
小組可於顧問公司向小組專案講解「EV屋苑充電易資助計劃」可行性報告考慮以下因素：
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| 2.5 | 後續跟進的選擇 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 就小組查詢的應變方案，啟勝已於2023年4月12日電郵予小組，預算由重新招標起計算，所需重新聘用顧問時間約需6個月。(參閱附件三)
而所涉及的費用，將會是現時顧問公司是否可就現時已提供的服務收取顧問費（現時顧問的合約總價是$688,000，當中設計及招標階段費用為$206,400），以及重新招標後新顧問所收取的費用。 |
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| 2.6 | 總結 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 經討論後，小組成員及業委會委員均對顧問公司「松橋」的表現感到不滿，並對於由「松橋」負責日後的工程監工感到欠缺信心。
小組成員及業委會委員要求經理人履行項目監管的責任，於日後加強對「EV屋苑充電易資助計劃」的監管，並就終止對顧問公司「松橋」的安排作出決定。 |
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| 2.7 | 具體後續跟進工作 | 啟勝 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 經討論後，啟勝將作出以下跟進：
1. 檢視工程顧問的標書條款，以預備再次就工程顧問服務進行招標，並在當中參考港鐵其他物業終止工程顧問服務的條款。 2. 安排就「EV屋苑充電易資助計劃」項目進展發出通告，以便業戶知悉項目的進展，並為本園業戶安排簡介會，以便業戶了解有關最新進展。 3. 按照啟勝檢視顧問公司「松橋」於2023年7月21日修訂可行性報告的意見，「松橋」對多項環保署的觀察/評語仍未有充分回應，而且環保署亦要求可行性報告當中的設計需由本園同意，故為免引致誤會，本園將不會提交以上可行性報告，啟勝將向「松橋」發出警告信。 |
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| 3. | 「EV屋苑充電易資助計劃」項目進展 | 啟勝 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 啟勝建議可於2023年9月7日(星期四)晚上8時及2023年9月9日(星期六)下午2時為本園業戶安排簡介會，以便業戶了解有關最新進展。小組成員及業委會委員同意相關安排。
啟勝已檢視旗下其他物業的項目進度以作參考，當中有一個較小規模的物業進度如下：
– 由聘請顧問至完成聘請工程承辦商，期間約15個月。 – 相關物業的可行性報告提交1次，而標書則約共提交3次。 – 相關物業於進行安裝工程前，於停車場內安裝電錶櫃及電掣的位置事先貼上標示，以加強與業戶溝通。 – 相關物業表示由於全港有不同物業工進行相關工程，故此物料的訂購時間會有機會增加。
啟勝建議本園亦進行安裝工程前，於停車場內安裝電錶櫃及電掣的位置事先貼上標示，以加強與業戶溝通。 |
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| 4. | 其他事項 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 未有其他事項。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5. | 訂定下次會議日期 | 記錄 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 小組建議稍後決定下次會議日期。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
會議於晚上6時15分結束。
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小組召集人 周啟誠
