駿景園第二十七屆業主委員會會所小組第一次會議記錄
| 日期 | ： | 二零二四年六月二十五日 (星期二) | ||
| 時間 | ： | 晚上八時 | ||
| 地點 | ： | 駿景園會所地下閱覽室 | ||
| 出席者 | ： | 袁銘成 (召集人) | – | 小組召集人 |
| 趙偉標 | – | 小組成員 | ||
| 陳清雲 | – | 小組成員 | ||
| 李秀媚 | – | 小組成員 | ||
| 黃利 | – | 小組成員 | ||
| 呂慕選 | – | 小組成員 | ||
| 何少馨 | – | 小組成員 | ||
| 張志明 | – | 小組成員 | ||
| 張月嬌 | – | 小組成員 | ||
| 周啟誠 | – | 小組成員 | ||
| 啟勝管理服務有限公司 | ||||
| 盧錫恩先生 | – | 啓勝管理服務有限公司 | ||
| 陳卓超先生先生 | – | 啓勝管理服務有限公司 | ||
| 陳俊娜女士 | – | 啓勝管理服務有限公司 | ||
| 陳貞潔女士 | 啓勝管理服務有限公司 | |||
| 缺席致歉 | ： | 林笑芳 | – | 小組成員 |
| 陳寶安 | – | 小組成員 | ||
| 李柏雄 | – | 小組成員 | ||
| 陳康 | – | 小組成員 | ||
| 周錦安 | – | 小組成員 | ||
| 奚小蛟 | – | 小組成員 | ||
| 列席住戶 | ： | – | – | |
於既定時間內，開會人數已符合開會人數要求，小組召集人袁銘成先生宣佈會議正式開始。
啟勝提醒各小組成員，在進行討論或投票揀選承辦商承接屋苑工程或服務時，如小組成員認識或與承辦商有私人或商業往來關係，應主動申報利益；而管理公司如遇上述情況，亦會作出利益申報。
| 會議內容 | 跟進 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1. | 歡迎各小組成員 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 召集人袁先生歡迎各小組成員的加入，本屆會所共有16位成員。會議上各出席成
及服務處代表均作自我簡介。 |
記錄 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | 議程常規 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 服務處表示，小組會議常規以業主委員會手冊作藍本，涉及小組會議的內容包括：
– 小組的功能 – 小組的招募方法 – 小組成員的上限及下限 – 小組的財務運用權 – 推選召集人及召集人任期 – 召集人未能出席會議的特別安排 – 召開會議的最低人數 另外，服務處報告，按業委會會議指示修訂業主委員會手冊，一致通過取消小組五萬元非經常性開支的修訂。 |
記錄 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3. | 跟進上次會議記錄事項 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3.1 | 會所人手編制安排 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 會所於5月份已增聘2名助理會所主任及多名兼職會所助理，以填補空缺，及應付椰林閣泳池開放之人手需求。現時會所正積極從不同渠道聘請餐廳員工及會所助理等前線人員，以符合會所人手編制。 | 記錄
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| 3.2 | 討論加裝閉路電視 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 基於安全考慮及保障各使用者，早前委員建議於會所內加裝閉路電視。服務處檢視現有閉路電視之覆蓋範圍，建議於現時欠缺範圍的位置如部份設施房，各出入口，公共空間等加裝，以增強安全性。服務處將提供加裝位置圖予委員以小組供參考及討論。 | 啟勝
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| 3.3 | 增設長者活動設施 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 服務處就有關改善工程早前向供應商取得資料，內容為更換八座對出之圓型遊樂場地蓆及加裝戶外健身設施。經小組討論，建議四款大眾化的健體款式，包括健騎機，太極推手器、拉手器等。服務處將進行報價邀請。 | 啟勝
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| 3.4 | 匯報會所網球場防水及塗層面工程 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 駿景園四個網球場使用多年，球場表面已經多處出現磨損，服務處過往都有安排承辦商完成局部表面修補，但始終都欠缺全面性，此外，較早前服務處已安排檢測公司於1樓天花位置進行紅外線檢查，發現四個網球場的防水層都有不同程度損耗，引致對下會所及停車場有滲水情況。因此工程部正計劃草擬翻新四個網球場連防水層標書。
工程預算時間表更新如下：
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啟勝
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| 3.5 | 跟進更衣室儲物櫃借用事宜 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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服務處於早前接獲小組成員意見，討論更換更衣室儲物櫃鎖事宜。服務處聯絡相關供應商並取得資料及報價。經小組討論後，將由會所職員繼續密切監察儲物櫃有否被濫用之情況。如濫用情況未有改善，將加強借用措施，包括借用時收取按金,，逾期佔用罰款等。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3.6 | 泊車優惠使用期限 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 有關餐廳現時發出之泊車優惠券有效期為當月可使用，為避免造成濫用，將由現時之當月有效使用更改為當日有效使用。服務處已向承辦商取得有關調整之報價，會安排承辦商跟進。預計8 月內完可完成。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4. | 報告及討論事項 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.1 | 住戶及訪客出入會所安排 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 服務處早前發出通告，提醒住戶有關發現非駿景園住戶使用門禁密碼進入會所，享用會所之設施。為保障住戶之安全及利益，防止非屋苑住客濫用會所設施，服務處提醒住戶切勿外洩屋苑密碼，另考慮取消門禁密碼進入會所之可能性。 | 記錄
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| 4.2 | 會所暑期班報告 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 服務處表示，暑期期間已安排興趣班及泳班予本屋苑住户，並於5 月尾推出及接受報名。暑期班由 2024年7月15日至2024年8月23日期間舉行，本年度共開辦42班暑期班。住戶反應熱烈，將於本月26日號截止報名，預計有26班成班。
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| 4.3 | 會所設施維修匯報及跟進情況如下︰
小組成員就會所設施及管理提出意見如下： 1. 小組成員建議考慮羽毛球場地板改用較耐用性的物料，以解決地板不平情況，減低使用的危險性﹔ 2. 小組成員表示，應按緩急先後盡快更換老化問題的設施。
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| 服務處會就上述意見跟進相關事宜。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.4 | 泳池私教事宜 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 就會所守則規定，「除服務處批准之教練外，任何人士不可於會所範圍內進行教練工作活動」。服務處如發現懷疑非本苑授權之游泳教授活動，會所職員將作出查核，並即時對住戶作出勸喻及通知，不可於會所範圍內進行教練工作活動，有關事件將紀錄作日後參考及统計。如有再次違規的情況，服務處將向有關人士發出「違反屋苑之會所使用守則」之警告信。若情況未有改善，服務處將不排除行使會所使用守則內列明之條例。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5. | 其他事項 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5.1 | 住戶意見 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 5.2 | 健身室駐場健身教練服務合約 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 服務處表示，會所現時提供之健身教練服務合約將於6月30日完結，新合約之報價回覆達22%的增幅。經小組討論後，考慮到此服務使用率一直偏低，基於成本效益的考慮，將安排於2024年6月份合約期滿後，將有關服務時間調整為每星期一日或以健身體驗日之形式取代。 | 啟勝 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5.3 | 餐飲廚餘回收 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 服務處匯報，就即將於本苑推行之環保署「私人屋苑智能廚餘回收桶試驗計劃」，環保署將額外提供傳統廚餘回收桶予本苑，用以收集會所餐飲所產生的廚餘, 運送到屋苑的指定地點暫存（如垃圾房），一併由環保署的廚餘承辦商作每日回收。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6. | 下次會議日期 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 下次會所小組之會議日期待定 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
會議於晚上十時二十五分結束。
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| 備註： | 本小組會議之所有討論及議決案，僅供經理人參考及在專業詳細判斷後加以
採納及推行。業委會提醒經理人及/或其代理人：根據本園公契第三章列明， 本園所有管理政策之製訂及執行，皆由經理人，及/或其代理人全部承擔。 |
小組召集人 袁銘成先生
